「来月、運営指導（実地指導）を行います」という通知が、ある日突然、市役所や道庁から届く。そのとき、施設長の頭にまず浮かぶのは「何を揃えればいいのか」「どこを見られるのか」という不安ではないでしょうか。
日々の介護業務に追われるなか、職員のシフト表は手書きのまま、加算に必要な会議の記録は担当者の頭の中、身体拘束の検討記録は「たぶんどこかにある」といった状況は、決して珍しくありません。「うちは大丈夫だろうか」と思いつつ、確認する時間が取れないまま当日を迎えてしまうことも少なくありません。
今回のコラムでは、実地指導と監査の違い、指摘されやすいポイントと報酬返還・指定取消のリスク、日頃の備えと当日の対応の注意点、専門家に相談すべきタイミングについて解説します。
実地指導と監査はどう違う？行政処分に至る基準とは
「指導」と「監査」は目的が異なります
実地指導（現在は「運営指導」と呼ばれています）は、事業所の運営が基準に沿っているかを確認し、サービスの質の向上を支援することを主な目的とした手続きです。原則として、通知を受けたうえで書類確認や職員への聞き取りが行われ、概ね数年に一度の頻度で実施される例が多いと解されています。
これに対して監査は、人員基準違反、不正請求、虐待などの法令違反の疑いがある場合に、事実関係を調べ、行政処分も視野に入れて行われる手続きです。通報や苦情、実地指導で不正の疑いが見つかった場合などをきっかけに、実施される可能性があります。
行政処分に至るおそれがあるケース
行政処分には、改善勧告、改善命令、指定の効力停止（一定期間、新規受け入れなどができなくなること）、指定取消（事業を続けられなくなること）などがあります。一般に、次のような場合は重い処分につながる可能性があります。
- 人員基準を満たさない状態を長期間放置している
- 虚偽の書類作成など、不正な手段で報酬を請求している
- 利用者への虐待や重大な人権侵害がある
- 改善勧告・命令に従わない
単なる記録の書き漏らしであれば、直ちに処分となるとは限りません。ただし、悪質性や期間、金額によっては重く判断される可能性があるため、早めの是正が求められます。
指摘されやすいポイントと放置した場合のリスク
よく指摘される典型例
実務上、指摘を受けやすい事項としては、次のようなものが挙げられます。
- 人員配置基準の不備：実際の勤務実績と勤務表が一致しない、資格要件を満たさない職員を配置している、管理者や計画作成担当者の兼務の扱いが不適切、など
- 運営基準違反：重要事項説明書の説明・同意の記録がない、ケアプランやサービス計画書の同意や交付が不十分、など
- 加算の算定要件不備：研修や会議の実施記録がない、計画の作成や見直しが要件どおりに行われていない、算定開始前の届出が不十分、など
- 記録書類の不備：サービス提供記録、事故・ヒヤリハット報告、苦情対応の記録の欠落や後日の書き足し
- 身体拘束・虐待防止措置の未実施：身体拘束の必要性を検討した記録がない、適正化委員会や虐待防止委員会が開かれていない、指針の整備や研修が行われていない、など
放置した場合のリスク
特に影響が大きいのが報酬の返還（過誤調整）です。加算の要件を満たしていなかったと判断されると、原則として過去にさかのぼって返還を求められることがあり、対象期間が長いと金額が大きくなる可能性があります。悪質と判断されれば、返還額に加算金が上乗せされるおそれもあります。
身体拘束や虐待防止の措置が未実施の場合は、基準違反として報酬が減算される仕組みもあります。さらに、重大な不備が続くと、指定の効力停止や指定取消、利用者や家族からの信頼低下、職員の離職にもつながりかねません。
今日からできる備え：書類・体制・自主点検
日頃から整えておきたい書類と体制
通知を受けてから慌てて整えようとすると、書類の後付けや書き換えを疑われ、かえって問題が大きくなる可能性があります。次のような点を日常業務のなかで整えておくことが重要です。
- 勤務表、出勤簿、資格証の写しを実態と一致させて保管する
- 契約書・重要事項説明書の同意の記録をそろえる
- 加算ごとに、算定要件と根拠書類を一覧にして管理する
- 委員会、研修、会議は日時・参加者・内容を残し、議事録を作成する
- 身体拘束は、必要性、代替手段の検討、家族への説明、経過観察を記録する
あわせて、書類の保管場所や担当者を決めておくと、当日の対応がスムーズになります。
自主点検の進め方と当日の注意点
自主点検では、行政が公表している自己点検シートや運営指導のチェックリストを活用する方法があります。半年から1年に一度を目安に、複数の職員で確認すると、見落としが減ると考えられます。不備が見つかった場合は、その時点で正しい運用に改めて、改善の経過を記録に残しておくことが望ましいといえます。
当日は、求められた書類を正確に提示し、質問には事実に沿って答えることが基本です。分からないことを推測で答えたり、書類を後から作り直したりすることは避けてください。聞き取りの対象となる職員にも、事前に日常業務の内容を確認しておくと安心です。指摘事項はメモを取り、その場で意味が分からなければ確認しましょう。
専門家に相談すべきタイミングとは
早めの相談が有効な場面
弁護士への相談は「処分を受けてから」と思われがちですが、実際にはそれ以前の段階のほうが選択肢が広いと考えられます。たとえば、次のような場面では、早めの相談をおすすめします。
- 運営指導の通知が届き、自主点検で不備が見つかった
- 過去の加算の算定に自信がなく、返還が生じる可能性がある
- 監査の通知や、聞き取りの要請があった
- 虐待や事故の疑いが生じ、行政への報告や対応を迷っている
弁護士ができること
弁護士は、資料の確認、行政との折衝への助言、弁明の機会での主張の整理、改善報告書の作成支援、処分に不服がある場合の手続き対応などを行うことができます。また、平時から相談できる関係をつくっておくと、書類の整備や職員研修の面でも、予防的な支援が受けられると考えられます。
おわりに
実地指導や監査は、事業所を責めるためだけの場ではなく、運営を見直し、利用者の安全と事業の継続を守る機会でもあると解されています。日頃から書類と体制を整え、定期的に自主点検を行うことが、報酬返還や行政処分のリスクを抑える近道になる可能性があります。
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