夕方の申し送りの時間帯、ふと「先月退職したあの職員、利用者さんの情報を個人のスマホに入れたままだったのではないか」と気づいて、背筋が寒くなった。そんな経験をされた施設長の方は、少なくないのではないでしょうか。
介護現場では、利用者の氏名や病歴、服薬状況、家族の連絡先など、極めてセンシティブな情報を日常的に扱います。忙しい現場では、連絡用に私物スマホで写真を撮ったり、メモをUSBメモリに保存したりといった運用が、いつの間にか定着してしまうこともあります。退職した職員が転職先や競合事業所で、その情報を利用者の勧誘に使うのではないかと不安になる場面も珍しくありません。
今回のコラムでは、退職者による利用者情報の持ち出しについて、在職中・退職時にとるべき予防策と、持ち出しが疑われる・発覚した場合の責任追及や報告の進め方、法的リスクを解説します。
なぜ退職者の情報持ち出しが大きな問題になるのか
個人情報保護法と守秘義務の観点
利用者の病歴や身体状況は、個人情報保護法上の「要配慮個人情報」（本人への不当な差別や偏見が生じないよう、特に慎重な取扱いが必要な情報）に当たる可能性があります。事業者には、情報が漏れないよう適切な管理を行う「安全管理措置」と、従業員が適切に扱うよう監督する義務が求められます。
また、介護職の中には、介護福祉士や社会福祉士のように、法律上の守秘義務（業務で知った秘密を漏らしてはならない義務）が定められている資格もあります。これに違反した場合、罰則の対象となる可能性があります。資格の有無にかかわらず、就業規則や雇用契約上の秘密保持義務を負うと解されています。
放置した場合の事業所側のリスク
持ち出しを把握しながら放置すると、事業所自身が「管理が不十分だった」と評価される可能性があります。その結果、次のようなリスクが生じます。
- 利用者・家族からの損害賠償請求や、信頼低下による利用者離れ
- 行政（指定権者や個人情報保護委員会）からの指導・改善の求め
- 漏えいが拡大した場合の二次被害（なりすまし詐欺、不適切な勧誘など）
職員個人の問題と考えて済ませず、事業所の管理体制の問題として捉えることが求められます。
在職中・退職時にできる予防策
在職中の仕組みづくり：権限管理と私物端末の規制
予防の基本は「持ち出せない・持ち出しにくい環境」を整えることです。具体的には、次のような対応が考えられます。
- 記録システムへのアクセス権限を、職種や担当利用者に応じて必要最小限にする
- 私物スマホでの利用者の撮影、LINE等での情報共有、USBメモリへの保存を原則禁止し、業務用端末を用意する
- アクセスログ（誰がいつ閲覧・出力したかの記録）を保存し、定期的に確認する
- 紙の記録の持ち出しやコピーのルールを定める
ルールは就業規則や情報管理規程に明記し、研修で周知しておくことが重要です。周知されていないルールは、後の責任追及の場面で、十分に機能しない可能性があります。
退職時の対応：誓約書と情報の返還・削除確認
退職時には、秘密保持の誓約書を取得することが有効です。「利用者情報を第三者に開示・利用しない」「業務上取得した資料やデータを返還・削除した」旨を具体的に記載します。ただし、退職後の競業（同業での就業）そのものを広く制限する内容は、職業選択の自由との関係で無効と判断される可能性があるため、注意が必要です。
あわせて、貸与品の返却、アカウントの即日停止、私物端末内の業務データ削除の確認を行います。退職者が応じない場合でも、誠実に確認を求めた記録を残しておくことが、後の対応に役立ちます。
持ち出しが疑われる・発覚した場合の対応手順
まず行うべき初動：事実確認と証拠の保全
疑いが生じても、感情的に本人へ連絡するのは避けたいところです。まずは次の点を冷静に進めることが求められます。
- アクセスログ、メール送信履歴、防犯カメラ映像、印刷履歴などを確認し、削除や改ざんされないよう保全する
- 持ち出された情報の範囲（誰の、どの情報か）と、利用・拡散の有無を把握する
- 漏えいの経路を遮断する（アカウント停止、パスワード変更など）
この段階で、早めに弁護士へ相談しておくと、後の手続を見据えた証拠の集め方について助言を受けられます。
報告・責任追及の進め方
漏えいが確認された場合、個人情報保護法上、要配慮個人情報が含まれる漏えいや、不正の目的をもって行われたおそれのある漏えいなどは、個人情報保護委員会への報告と本人への通知が義務となる可能性があります。報告には速報と確報の期限が定められていると解されています。あわせて、自治体など指定権者への連絡が必要となる場合もありますので、早期に確認することが大切です。利用者・家族には、事実関係と今後の対応を誠実に説明することが求められます。
責任追及としては、退職者本人への警告書の送付、情報の返還・削除や利用差止めの請求、損害賠償請求が考えられます。悪質な場合には、不正競争防止法違反や個人情報保護法の罰則に当たる可能性もあり、警察への相談や被害届の提出も選択肢となります。ただし、損害の立証には時間がかかることがあり、また、証拠が不十分なまま相手を問い詰めると、名誉毀損などと主張されるリスクもあります。慎重な進め方が必要です。
おわりに
退職者による利用者情報の持ち出しは、「うちに限っては大丈夫」と思っていても起こり得る問題です。在職中の権限管理や私物端末のルール整備、退職時の誓約書と情報の返還確認を日頃から整えておくことで、リスクを大きく下げられる可能性があります。また、万が一の際は、証拠の保全と迅速な報告判断が、被害の拡大防止につながります。
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