「残業代の計算方法が複雑で、正しく支払えているか不安だ」「職員から未払い残業代を請求され、想定外の金額に驚いた」「夜勤明けの職員をそのまま日勤に入れてしまい、労働時間の管理が曖昧になっている」——介護施設の運営に携わる皆様であれば、こうした労務管理に関する悩みや不安を感じたことがあるのではないでしょうか。介護業界は24時間365日のシフト勤務が基本であり、人手不足が慢性化している現場も多く、労務管理が複雑になりがちです。
介護現場では、利用者様へのケアに注力するあまり、労務管理が後回しになってしまうことも少なくありません。しかし、労働基準法をはじめとする労働関係法令は、業種や人手不足の状況に関わらず適用されます。適切な労務管理ができていない場合、職員とのトラブルに発展するだけでなく、施設の評判や経営に深刻な影響を及ぼす可能性もあります。
今回のコラムでは、介護業界で特に多く見られる労務トラブルの類型と、施設運営者が知っておくべき法的リスク、そして実務上の対応策について解説します。
介護業界で労務トラブルが多発する背景
シフト制勤務特有の複雑さ
介護施設では、早番・日勤・遅番・夜勤といった複数のシフトを組み合わせて運営することが一般的です。このシフト制勤務は、労働時間の把握を難しくする要因となります。特に夜勤明けの扱いや、シフトの合間にある短時間の休憩時間の取り扱い、勤務と勤務の間の休息時間（いわゆるインターバル）の確保など、通常の日勤のみの職場では発生しにくい問題が生じやすい環境にあります。
記録業務と実労働時間の乖離
介護現場では、ケア記録や介護計画書の作成、各種報告書の作成など、多くの書類業務が発生します。しかし、日中は利用者様への直接的なケアに追われ、これらの記録業務を勤務時間外に行っているという実態も珍しくありません。「持ち帰り残業」や「早出しての記録業務」が常態化している施設もあるかもしれませんが、これらは労働時間としてカウントされるべきものであり、適切に管理されていない場合には未払い残業代の問題に発展する可能性があります。
人手不足による労働環境の悪化
介護業界全体の慢性的な人手不足は、個々の職員への負担増加につながります。シフトの穴を埋めるための急な出勤要請、休憩時間の削減、連続勤務の常態化といった状況は、労働基準法が定める基準を満たさないリスクを高めます。「人がいないから仕方ない」という現場の事情は、法律上は正当な理由とはなりませんので注意が必要です。
介護業界に多い労務トラブルの具体例
未払い残業代をめぐるトラブル
介護業界で最も多い労務トラブルのひとつが、残業代の未払い問題です。「記録は勤務時間内に終わらせるもの」という前提でタイムカードを打刻させているものの、実際には打刻後も施設に残って業務をしている職員がいる、といった場面は多くの施設で見られるのではないでしょうか。また、会議や研修への参加、利用者家族との面談なども、業務として行っている以上は労働時間に該当します。
特に問題となりやすいのが、管理監督者（いわゆる「管理職」）の扱いです。施設長や主任といった役職者に対して残業代を支払っていない施設もありますが、労働基準法上の「管理監督者」に該当するかどうかは、肩書きではなく実態で判断されます。実質的な権限や待遇が伴っていない場合、管理職であっても残業代の支払い義務が生じる可能性があります。
休憩時間・休日に関するトラブル
労働基準法では、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩時間を与えることが義務付けられています。しかし介護現場では、職員が少ない時間帯に休憩を取れなかったり、休憩中でもナースコールに対応せざるを得なかったりといった状況が発生しがちです。このような「実質的に休憩が取れていない」状態は、法定の休憩時間を与えていないと判断される可能性があり、その時間も労働時間として扱う必要があります。
また、法定休日（週に1日または4週に4日）の確保や、36協定（時間外労働・休日労働に関する労使協定）を締結せずに休日労働をさせているケースも散見されます。これらは労働基準法違反となり、是正勧告の対象となるだけでなく、職員からの損害賠償請求のリスクも高まります。
ハラスメント関連のトラブル
パワーハラスメントやセクシュアルハラスメントの問題も、介護現場で増加傾向にあります。上司から部下への厳しい叱責、人格を否定するような発言、身体的な接触を伴う指導などは、指導の範囲を超えてハラスメントと認定される可能性があります。また、令和2年6月からは、職場におけるハラスメント防止措置が事業主の義務とされており、相談体制の整備や再発防止策の実施が求められています。
利用者様やそのご家族からのハラスメント（いわゆるカスタマーハラスメント）への対応も、施設運営者の責務として重要性が増しています。職員を守る体制を整えることは、離職防止の観点からも欠かせません。
労務トラブルを放置した場合のリスク
金銭的リスク
未払い残業代の請求がなされた場合、施設は過去2年分（当面は経過措置により請求時点から最大3年分）の未払い残業代を支払う義務が生じます。さらに、未払い残業代と同額の「付加金」の支払いを命じられる可能性もあり、実質的に2倍の金額を支払うことになるケースもあります。加えて遅延損害金も発生しますので、長期間放置すればするほど金額は膨らんでいきます。
一人の職員から請求があった場合、他の職員も同様の請求をしてくる可能性があり、施設全体では数百万円から数千万円という規模の支払いが生じることも珍しくありません。資金繰りに余裕がない施設にとっては、経営を揺るがす事態となりかねません。
行政上のリスク
労働基準監督署による調査が入り、労働基準法違反が認められた場合、是正勧告や指導を受けることになります。悪質なケースでは書類送検され、刑事罰の対象となる可能性もあります。また、介護保険法に基づく指定取消しや効力停止といった行政処分のリスクも生じ得ます。これらは施設の信頼性に直結する問題であり、利用者様の減少や新規職員の採用困難につながる恐れがあります。
レピュテーションリスク
労務トラブルがインターネット上で公開されたり、報道されたりした場合、施設の評判は大きく傷つきます。現在は求人サイトや口コミサイトなどで、職場環境に関する情報が簡単に共有される時代です。「ブラック企業」というレッテルを貼られてしまうと、人材確保がさらに困難になり、悪循環に陥る可能性があります。
施設運営者として取り組むべき予防策
適切な労働時間管理の徹底
まずは客観的な方法で労働時間を記録することが基本です。タイムカードやICカード、指紋認証システムなど、職員が自ら記録する方法だけでなく、客観的に労働時間を把握できる仕組みを導入することが望ましいといえます。特に、打刻後の残業や早朝出勤についても把握できる体制を整えることが重要です。
また、残業が発生する場合には事前申請制とし、上長の承認を得るルールを設けることも有効です。ただし、形式的に「残業禁止」としながら業務量は減らさない、という運用は実態と乖離しており、トラブルの元となります。業務量の見直しや人員配置の適正化とセットで考える必要があります。
就業規則・各種規程の整備
就業規則は、常時10人以上の労働者を使用する事業場では作成・届出が義務付けられていますが、それ以下の規模でも、労働条件を明確にするために作成しておくことが推奨されます。労働時間、休憩、休日、賃金、退職に関する事項など、基本的なルールを明文化することで、職員との認識の齟齬を防ぐことができます。
また、ハラスメント防止規程や育児・介護休業規程なども、法令に基づいて整備する必要があります。これらの規程を整備するだけでなく、職員に周知し、実際に運用することが重要です。
相談窓口の設置とコミュニケーション
職員が労務上の悩みや不満を相談できる窓口を設置することも、トラブルの早期発見・早期解決につながります。直属の上司には相談しにくい内容もあるため、外部の相談窓口を利用することも一つの方法です。
日頃から職員とのコミュニケーションを大切にし、職場環境の改善に取り組む姿勢を示すことも、労務トラブルの予防には欠かせません。定期的な面談やアンケートなどを通じて、職員の声を拾い上げる仕組みを作ることが求められます。
おわりに
介護現場における労務トラブルの問題は、単に法令を遵守すればよいという表面的な対応だけでは解決しません。人手不足や業務の複雑さといった構造的な課題と向き合いながら、持続可能な労働環境を整えていくことが求められます。しかし、限られたリソースの中で法的リスクをすべて把握し、適切な対応を取ることは容易ではないのも事実です。
労務トラブルは、発生してから対応するよりも、事前に予防策を講じておく方が、時間的にも金銭的にも負担が少なくて済みます。もし現状の運用に少しでも不安がある場合には、早い段階で専門家に相談することが、施設と職員の双方にとって最善の選択となるでしょう。
当事務所では、札幌を中心として、介護福祉業界に特化した顧問弁護士サービスを提供しています。利用しやすい安価なスタートアッププランもご用意しておりますので、これから法的観点からの予防体制を構築したいという方や、万が一に備えた相談先を確保しておきたいという方は、お気軽に当事務所までご相談ください。